調檔函的主要作用是把檔案調動到另一個地方，如果辦理檔案專遞時沒有調檔函，那么檔案就會斷檔。在管理檔案的時候，調檔函存在不可或缺的作用。

在管理檔案時，調檔函發揮著不可 替代的作用。調檔函是檔案調轉的重要憑證，調檔函是檔案管理機構將檔案調出的依據。調檔函上面有調函的編號和對方單位的稱呼。落款后面須附上詳細的收件地址和聯系人及，有些調檔函上面還會注明有限期，必須在有效期限內辦理，過期作廢。

國企、事業單位、政府 機關這些單位都是可以開具調檔函的。調檔函通常是由檔案接收單位開具調檔函給需要調檔的人員，由本人攜帶調檔函去原單位調出檔案。存檔單位會要求將檔案密封后，通過機要快遞到接收單位，檔案的調轉只能是公對公對接，個人是不能攜帶檔案的。

什么時候會用到調檔函？調檔函通常是辦理檔案轉遞的時候使用，由檔案接收單位開具的。我們在轉遞檔案的時候需要將調檔函作為檔案轉遞的銜接，一般我們的個人是不能個人攜帶辦理轉遞的，將檔案轉遞到正規的地方需要接收檔案的地方出具調檔函才能辦理檔案的轉出。